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jueves, 29 de marzo de 2018

Criterios para crear presentaciones de valor y herramientas en línea para elaborarlas




El propósito de usar láminas de PowerPoint u otro programa de igual o mejores características, es el de ordenar y comunicar un contenido de tal modo que facilite y asegure al público su comprensión y asimilación. Las diapositivas son organizadores visuales con el poder de suscitar efectos cognitivos si en su diseño y empleo se cumplen criterios técnicos que favorezcan tanto la metodología de exposición del presentador como la lectura de su audiencia.

Con más frecuencia de la que somos capaces de soportar, somos testigos de ponencias, simposios, talleres, cursos y hasta defensa de tesis de grado en las que los presentadores dominan ampliamente el contenido de su trabajo, pero presentado con deficiencias que la mayoría de las veces produce fatiga visual y ruido cognitivo en los espectadores. Y sea de quince, treinta, cuarenta y cinco o de sesenta minutos, el resultado casi siempre es el mismo: un 10% del contenido presentado es recordado la primera hora de finalizada la presentación, para bajar a un 5% las siguientes cuatro horas, y luego llegar a un 1% las próximas ocho horas, hasta finalmente extinguirse pasadas doce horas.

Más importante que el presentador cuente con un soporte visual que le facilite su trabajo de presentación, es que su audiencia comprenda y asimile el contenido. Y esto parece olvidarse mayormente cuando se usan las diapositivas como documento de lectura, en lugar de instrumento de apoyo y guía. Y es lo que debemos rescatar: en una presentación, lo importante es la audiencia. De lo contrario, tiene poco sentido que se realice una exposición con diapositivas.

Si lo que se busca con la presentación es captar la tención del público, suscitar un aprendizaje o convencer a la audiencia, entonces hay que ser cuidadosos con el diseño. Recordando siempre que las presentaciones con diapositivas son solo para presentar ideas generales y conclusiones amplias. En caso de que esa presentación derive de un trabajo amplio y detallado, se debe facilitar a la audiencia una vía para obtenerlo. Esto se consigue dejando datos de contacto en la última lámina. Así quien esté interesado en profundizar en los detalles del contenido presentado, se pondrá en contacto con el autor o descargará el documento completo en caso de que éste se encuentre en un sitio web destinado para tal fin.

Tan importante es dominar el contenido como el diseño o recurso que se emplee para transmitirlo. Ambas cosas revelan el profesionalismo del presentador y el interés que realmente tiene por el trabajo que intenta comunicar.

Lo más importante a tener en cuenta: la audiencia

El primer y más importante error que debemos evitar es el de olvidar a quién estamos dirigiendo nuestra presentación. Tenemos la responsabilidad de exponer resultados, mostrar contenido o hacer demostraciones pero, fundamentalmente, asegurar que nuestros interlocutores comprendan, recuerden y se apropien de aquello que les estamos presentando.

Por sencillo que parezca, elaborar una presentación efectiva requiere de técnica y de mucho tiempo para una adecuada confección en orden a este propósito. Por más experimentado que pueda ser un expositor, si no se cuidan las formas clave, se podrían cometer algunas faltas que es mejor evitar desde un comienzo. Veamos algunas de ellas:

Errores de orden tipográfico

Siguiendo las recomendaciones encontradas en el artículo 8 errores que debes evitar en unapresentación en powerpoint esto es lo que debemos evitar al elegir la letra para elaborar nuestra presentación:

1. Descuidar el título de la presentación. El título señala el tema central de la exposición y el contenido; recoge el propósito de la presentación, enmarca el discurso del presentador y orienta la atención de la audiencia. Debe ser breve, pero poderoso, construido con pocas palabras clave. Debe diferenciarse del resto de las diapositivas con un tipo diferente de letra y de mayor tamaño. Debe estar visible en la primera diapositiva.

2. Emplear letra muy pequeña. En su lugar se recomienda usar poco texto en letras más grandes, lo suficiente como para que pueda leerse desde la parte más alejada de la sala. Para asegurarse de esto, bastaría con trasladarse hasta ese lugar y verificarlo por cuenta propia.

3. Escribir todo en mayúsculas, negrita o cursiva. Estos son recursos de formato que deben usarse con prudencia al destacar aspectos importantes. El uso de mayúsculas sostenidas se entiende como gritos, lo que termina por dificultar la legibilidad y por lo tanto la comprensión. Se recomienda elegir un tipo de letra de uso común con el que la audiencia esté familiarizada como Arial, Verdana o Calibri. Y si es inevitable el uso de la negrita o la cursiva, entonces no usarla en más de dos palabras en una misma diapositiva.

4. Subrayar todo el texto de una diapositiva. Como de lo que se trata es de garantizar la legibilidad y por lo tanto la fácil comprensión de lo que se está informando, el subrayado también debe emplearse con mucha prudencia. Su uso excesivo sobrecarga los párrafos y letras como la p y la q terminan por cortarse en la base. En su lugar es preferible valerse de la negrita, la cursiva o el cambio de color.

5. Cambiar el color del texto sin seguir un criterio claro. El color es un elemento poderoso para atraer la atención del público y para incidir en su memoria, pero debe cambiarse sólo cuando cambie el contenido, cuando se requiera enfatizar una transición de un bloque de contenido o de un proceso a otro. Se debe evitar más tres de tres colores diferentes en una misma diapositiva.

6. Usar caprichosamente varios tipos de letras en una misma diapositiva o presentación. Las presentaciones son fundamentalmente para informar, enseñar o transmitir información útil y pertinente, por lo que es obligatorio mantener la consistencia empleando el mismo tipo de letra. Pero si no puede evitarse porque la dinámica de la presentación lo requiere, entonces puede usarse máximo tres tipos distintos. Debe utilizarse letras legibles y con las que la audiencia esté familiarizada, de preferencia tipos rectilíneos o sin serif como Arial o Verdana.

7. Fundir el fondo con el texto. Evitar el uso en la diapositiva de un fondo que absorba o haga ilegible el texto. Siempre hay que dar predominancia del texto sobre cualquiera sea el fondo que se coloque, sin obligar al lector a que realice un mayor esfuerzo por identificar y leer el escrito. Se debe hacer una adecuada y razonable combinación del contraste fondo-texto. 

8. Crear diapositivas parecidas a una lista de compras. Las listas o viñetas podrían ser útiles para el presentador más que para su audiencia que con frecuencia las encuentra monótonas y aburridas. Si necesita presentar contenido secuenciado, lo más recomendable es la segmentación: una diapositiva para cada elemento importante. Si la fuerza del texto resulta insuficiente, en lugar de agregar más éste puede sustituirse por imágenes pertinentes que recogen mayor contenido, captan la atención y son procesadas de un modo diferente y más rápido por la mayoría de las personas. Y si aún así se necesitan listas o viñetas, se debe evitar más de tres por diapositiva y con texto de no más de una línea.   

Errores de orden expositivo

Hay otros errores importantes sobre los que también conviene llamar la atención para prevenir su ocurrencia. Resumiendo los planteamientos formulados en el artículo 9 errores más frecuentes en laspresentaciones estos serían los aspectos a tener muy en cuenta para evitar:

1. No pensar o no tomar en cuenta a la audiencia. Debemos insistir en este aspecto fundamental. Si hay un público presente, frente a nosotros, es porque alguna motivación los llevó hasta allí. Y una de nuestras máximas responsabilidades es satisfacer su necesidad de información o conocimiento sobre el tema que vamos a presentarles. De aquí se tiene entonces que es nuestro deber indagar sobre las características, conocimientos e intereses de los potenciales asistentes para proporcionarles datos relevantes que cubran sus expectativas. Y si se les hace partícipes de la presentación, mucho mejor.

2. Prepararse poco. Se puede ser un experto y conocer en profundidad el tema a exponer, pero si no se prepara suficientemente la presentación el resultado podría ser desastroso. Hay que tomarse en serio esta responsabilidad y planificar cada detalle.

3. Tener poco o nulo control del equipamiento del lugar. Aunque la exposición se vaya a realizar en un espacio controlado y se cuente con el apoyo de personal técnico, conviene que se conozca el funcionamiento y se prueben los equipos días antes. También tener un plan propio de respaldo que podría suponer llevar consigo cables, extensiones, dispositivos redundantes, documentos en varias versiones (PDF, DOC, Videos, Audios, etc.).

4. Usar mucho texto. El uso excesivo de texto obliga a la audiencia a realizar una lectura que agota y disminuye la atención. Se debe priorizar el contenido y hacer uso correcto de la economía del texto. El contenido visual tiene mayores y mejores efectos sobre la memoria de las personas y, usándolo con prudencia, se puede aprovechar sin sacrificar la atención del espectador. Al usar texto deben emplearse pequeños fragmentos, de preferencia de una línea, de frases u oraciones que nos activen el recuerden y nos faciliten una exposición ordenada, diáfana y fluida.

5. Descuidar el atractivo visual. En otra parte ya hemos dicho que la forma es tan importante como el fondo y una presentación que cuide la estética junto con el contenido es una presentación poderosa. Se deben usar imágenes y colores consistentes, agradables y que estimulen la atención de la audiencia. Muy importante que el tamaño del texto sea proporcional a la distancia de los últimos asientos del auditorio. Se debe evitar sacrificar la legibilidad y claridad por el uso excesivo de imágenes y colores.

6. Poco dinamismo y descuido del lenguaje corporal.  Se debe evitar a toda costa el estancamiento en una diapositiva, en un mismo lugar, en un mismo tono, en un mismo espectador, etc. El lenguaje corporal transmite una enorme cantidad de información y señales que contribuyen a reforzar una idea o aclarar algún concepto. Por supuesto, también se debe evitar el uso descontrolado de gestos y movimientos que sobrecarguen el contenido o desvíen la atención de la audiencia. Prestar mucha atención como esconder las manos detrás del cuerpo, meterlas en los bolsillos, cruzar los brazos, moverse en exceso de un lado a otro, acercarse o alejarse mucho de las personas, etc.

7. Memorizar o leer. Se supone que quien realiza una presentación es conocedor del contenido, por lo que expresar de memoria aspectos relevantes no sólo evidencia nerviosismo e inseguridad, sino que impide el contacto visual y la oratoria se convierte en un acto mecánico e inconexo.

8. Hablar rápido. Difícilmente se le puede seguir el hilo del discurso a una persona que hable rápido o lento. O que hable en tono alto o bajo. Esto genera un impresionante ruido y desestimula a muchos asistentes. Lo recomendable es usar un tono y una velocidad acordes al escenario, al público presente y al tema en cuestión. Un ritmo medio es la mejor opción.

9. No practicar lo suficiente o tener poco dominio. La mejor forma de realizar una presentación coherente, provechosa y a tiempo, es tener el máximo dominio del contenido. Esto produce una seguridad grande y facilita enormemente una exposición ordenada y clara. Eso se logra con mucha práctica y, sobre todo, con mucho trabajo intelectual disciplinado y honesto; quien haga su tarea domina su campo de conocimiento.

Herramientas recomendadas para elaborar presentaciones

Se puede ser imaginativo y creador de complejos y hermosos mundos imaginarios, pero hasta al mejor pintor le resultaría difícil plasmar sus ideas sin lienzo, pinceles y pintura. Algo parecido sucede con nosotros si no contamos con un programa que nos facilite el trabajo de verter resultados y conclusiones en láminas sobre las que podamos organizar la información y hacerla inteligible para la audiencia. Y aunque el programa clásico es PowerPoint, en el campo de la tecnología existen buenas opciones en línea de las que también podemos echar mano.
Veamos algunas herramientas en línea recopiladas de varios artículos que hemos revisamos en la web:
  1. Libre Office Impress [https://es.libreoffice.org]
  2. Prezi [www.prezi.com]
  3. Slideonline [www.slideonline.com]
  4. Google Slides [www.google.com/slides/about]
  5. Emaze [www.emaze.com]
  6. Slid.es [www.slides.com]
  7. Genially [www.genial.ly]
  8. Slidehunter [www.slidehunter.com]
  9. Visme [www.visme.co]
  10. Zoho Show [www.zoho.com/docs/show.html]
  11. Ludus [www.ludus.one]
  12. Canva [www.canva.com]
  13. Microsoft SkyDrive (Office Web Apps) [www.skydrive.live.com]

De este listado hemos probado tres, pero a juzgar por lo que hemos leído, todas ofrecen interesantes opciones. Y como puede que unas sean más apropiadas que otras para los propósitos expositivos que se busquen, lo recomendable es probarlas todas y así, llegado el momento, elegir aquella que mejor se adapte a nuestras necesidades.

Si conoces alguna otra herramienta que podamos incluir en este listado, puedes indicarla más abajo en el campo de los comentarios.

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