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viernes, 16 de febrero de 2018

Opciones recomendadas para crear formularios en línea


Recabar información que posteriormente será digitalizada es todo un reto en nuestra era. Un desafío que se hace enorme cuando la cantidad de datos supera nuestras capacidades de procesamiento. Por ello, es fundamental acudir a la ayuda de herramientas y aplicaciones que posibiliten una obtención directamente en formato digital, de tal manera que ahorremos en las horas-hombre que se invierten en la tarea de transcripción del papel a la PC. Apostar a la eficiencia y no morir en el intento.

Aunque todavía hoy muchas personas y organizaciones realizan encuestas en formato impreso porque no conocen o no tienen suficiente formación para usar estas herramientas, es bueno que nos acerquemos a un grupo de opciones que podrían servir para dar un paso hacia la automatización de procesos. Tal vez no ahora, pero sí en un futuro tendrán que acudir a ellas para optimizar los valiosísimos recursos de tiempo, personal y equipos en el procesamiento de datos.

Así que más que presentar una lista exhaustiva, pretendemos compartir nuestra experiencia con las tres herramientas gratutias que más facilidades y beneficios ofrecen:

1. Google Forms
Esta es quizás la plataforma más completa y mejor conocida para crear formularios en línea. Y hay sobradas razones para que lo sea. Su interfaz de usuario es diversa, está integrada al correo Gmail de Google y además posibilita un conjunto de funcionalidades que no dejan lugar al desperdicio. Por ejemplo, en la creación de un formulario contamos con campos para describir el formulario, añadir tantos títulos y descripciones como necesitemos, para insertar una imagen o un video, incluso para seccionar el documento y configurarlo para que, según sea una u otra la respuesta, lleve a una u otra sección donde habrá nuevas preguntas. También podemos configurar un mensaje de notificación que se muestre en pantalla una vez que el usuario haya completado y enviado el formulario. La información recabada puede ser presentada en gráficos y descargada en seis formatos diferentes, siendo el PDF y Excel los de uso frecuente. Y, lo mejor, ¡es gratis!

2. Microsoft Forms
Con una interfaz simple y limitada, ofrece opciones sencillas para la configuración del formulario. En la confección de las preguntas hay opciones de tipo escala de Lickert, selección simple, respuesta de texto y fecha. Los formularios pueden ser elaborados en colaboración con otros usuarios que tienen las mismas posibilidades de agregar o quitar contenido. Las respuestas pueden ser descargadas en un archivo de Excel. Para el llenado, puede compartirse a través de correo electrónico, vía URL directa o mediante código QR. Para ver con detalle el procedimiento básico a seguir para crear un formulario, pueden visitar la página de ayuda donde se detallan los pasos. Es muy importante tener en cuenta que para hacerlo antes se debe contar con una cuenta de Office 365 para Educación de lo contrario será imposible aprovechar este recurso.

3. TypeForm
Aunque es un servicio de pago, ofrece un plan básico gratuito con opciones limitadas que podrían ser suficientes para iniciarse en la confección de una encuesta en línea. Su interfaz de trabajo es intuitiva y ofrece vista previa en tiempo real conforme se va elaborando el instrumento, lo que ayuda a visualizar el aspecto que va tomando. Ofrece panel de trabajo desde el cual puede configurarse cada pregunta. Los formularios pueden compartirse vía correo electrónico, mediante código de incrustación para sitio web y mediante link de acceso directo. Proporciona información sobre el tiempo promedio que tardan los usuarios en responder las preguntas. Al igual que las dos primeras herramientas, TypeForm también permite descargar los datos recabados en un archivo Excel.

4. e-Encuesta
Servicio de pago con plan gratuito con opciones básicas en las que se permiten hasta cien encuestados, cantidad de preguntas ilimitadas. Su interfaz de trabjo es intuitiva y corte minimalista. Ofrece un abanito de opciones de pregunta de uso común. No caduca. Ideal para consultas pequeñas. Cuenta con un programa para Universidades y ONG donde estas organizaciones pueden disfrutar de todas las funcionalidades que ofrece el plan premium mediante un convenio entre e-Encuesta y la ONG o Universidad.

5. On Line Encuesta
Herramienta en revisión. Aún no tenemos opinión formada. La colocamos aquí para que nuestros lectores la prueben y nos digan qué opinan de sus funcionalidades. ¡Esperamos sus comentarios!

Como cabría esperar, al final, el usuario elige la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades. Cada una tiene sus atributos y con un poco de práctica pueden maximizarse sus beneficios.

Para conocer otras herramientas de formularios en línea, recomendamos visitar el blog GenBeta en el que Elena Santos hace algún tiempo publicó una interesante lista pero que todavía tiene vigencia. Se titula 11 herramientas para crear el formulario on line perfecto.

Si conoces alguna opción confiable que pueda complementar a esta lista, recomiéndala en los comentarios. Y si es es software libre, mucho mejor. Anímate y participa. ¡Te esperamos!